برنامه ریزی فرآیند تعیین اهداف و خطوط کلی فعالیت ها و مأموریت های سازمان در بلند مدت است ،تشخیص اولویت ها و تعیین اقدامات اصلی و کلیدی که برای نیل به اهداف سازمان ضروری است نیز در فرآیند برنامه ریزی انجام می گیرد . برنامه ریزی به طور کلی به دو صورت جامع و عملیاتی انجام می شود . برنامه ریزی جامع یا استراتژیک ، چارچوب و اساسی است که عملیات و برنامه های جزئی سازمان را شکل می دهد و به آن ها جهت می بخشد . برنامه ریزی جامع با خصوصیت فراگیر بودنش برنامه های جزئی سازمان را در بر می گیرد و آن ها را هماهنگ می سازد. در ادامه با الی گشت همراه باشید.
مطالب مرتبط: ۶روش برای افزایش موفقیت رهبری سازمانی نقش کار گروهی در رشد سازمان ها
برنامه ریزی عملیاتی در سطوح میانی و پایه سازمان انجام می گیرید در حالی که برنامه ریزی جامع در سطوح عالی شرکت می باشد، تأکید برنامه ریزی عملیاتی بیشتر بر کارائی و بازدهی است در حالی که برنامه ریزی جامع یا استراتژیک به اثر بخشی نظر دارد ، در برنامه ریزی عملیاتی بر برنامه فعلی سازمان تأکید می شود و در برنامه ریزی جامع توجه به منافع آینده است به عبارت دیگر دید برنامه ریزی عملیاتی کوتاه مدت و دید برنامه ر یزی جامع بلند مدت است . در برنامه ریزی جامع ساختار سازمان و شرایط محیطی با ثبات در نظر گرفته می شود در حالی که در برنامه ریزی جامع ساختار سازمانی منعطف و متناسب و همراه با تغییرات در طول زمان است . به هر حال انجام هر دو دسته برنامه ریزی در سازمان ها و از جمله اتحادیه تعاونی ها ضرورت دارد.
برنامه ریزی در اتحادیه ها
در اتحادیه تعاونیها نیز می باید برنامه ریزی های لازم به عمل آید ،این برنامه ریزی توسط هیأت مدیره انجام و به تصویب مجمع عمومی نیز خواهد رسید ،برنامه ریزی در این اتحادیه ها هم به صورت جامع ( استر اتژیک ) و هم به صورت عملیاتی ( کوتاه مدت ) انجام خواهد شد . هیأت مدیره می تواند برنامه ای جامع را به تصویب برساند) مثلاً برای یک دوره ٣ ساله ) و سپس بر مبنای آن برنامه های کوتاه مدت عملیاتی ( مثلاً ١ ساله ) را تهیه و به مدیر عامل جهت اجراء ،ابلاغ نماید . ضمن این که در هر سال و یا حتی مقاطع کوتاه تر بعد از بازنگری د رعملکرد ها و بررسی میزان دست یابی به اهداف امکان اصلاح برنامه ها نیز وجود دارد .
مدیر عامل در اتحادیه تعاونیها نیز می تواند بر اساس برنامه سالانه مصوب هیأت مدیره برای اجرائی نمودن برنامه . برنامه ریزی را در مقاطع زمان کوتاه تر در داخل اتحادیه انجام دهد . ضمن اینکه برنامه ریزی برای خرید ، فروش ، آموزش و تربیت نیروی انسانی ، تأمین نیروی انسانی مورد نیاز و … به عنوان اجزاء کوچک تر برنامه ریزی تخصصی در داخل اتحادی ه باید انجام شود .
برنامه ریزی عملیاتی
برنامه ریزی عملیاتی را میتوان پیش بینی عملیات برای نیل به هدف های معین با توجه به امکانات و محدودیت ها و خطوط کلی ترسیم شده در برنامه ریزی جامع تعریف کرد . هدف و پیش بینی عملیات اجزای برنامه ریزی عملیاتی هستند . هدف عبارتست از نقطه ای که کوشش ها معطوف رسیدن به آن است در برنامه ریزی می توان هدف را نتیجه نهائی عملیات دانست که مقصود برنامه ریز نیل به آن است .هدف در برنامه ریزی عملیاتی باید مشخص ،جزئی ، قابل سنجش و واقع بینانه باشد . به عبارت دیگر هدف های عام و کلی ، غیرقابل سنجش و غیر عملی ، برای برنامه ریزی مفید نخواهد بود پس از آن که هدف مورد نظر انتخاب شد باید به پیش بینی عملیات برای نیل به آن پرداخت .پیش بینی با روش های مختلف امکان پذیر است و تکنیک های مختلفی برای آن ابلاغ گردیده است که از جمله آن می توان به روش های پیش بینی قضاوتی (استفاده از نظرات افراد و خبرگان )، پیش بینی روند گذشته ( تجزیه و تحلیل علت و معلولی بررسی روابط بین متغیرها و میزان همبستگی و ارتباط بین آن ها ) اشاره نمود .
بعد از آنکه روش مناسب پیش بینی مشخص گردید باید به کمک آن برای سؤالات زیر پاسخ های مناسب را ارائه داد :
١. چه کاری ؟ فعالیت های لازم برای تحقق هدف چیستند ؟ چه فعالیت هایی برای اجرای هدف پیش بینی می شوند ؟
٢. چه روشی ؟ روش انجام هر یک از این فعالیت ها باید چگونه باشد ؟(پیش بینی های روش انجام کار )
٣. در چه زمانی ؟ هر یک از فعالیت ها چه زمانی را به خود اختصاص می دهد ؟ (پیش بینی زمانی برنامه )
۴. در چه جایی ؟ فعالیت های برنامه در چه محل و مکانی عملی می گردند ؟(پیش بینی موقعیت مکانی برنامه)
۵. با چه سازمانی ؟ فعالیت های برنامه کمک چه تشکیلاتی قابل عمل می گردند ؟ (پیش بینی سازمان و تشکیلات مورد نیاز)
۶. با چه منابعی ؟ برای تحقق هدف به چه منابعی اعم از انسانی ، مالی ، ابزاری و .. نیاز است ؟ (پیش بینی منابع مورد نیاز )
برنامه ریزی خرید در اتحادیه تعاونیهای مصرف
برای درک هرچه بهتر برنامه ریزی عملیاتی و فرآیند آن در اتحادیه ها ، روندی را که برای انجام برنامه ریزی خرید در اتحادیه های مصرف باید طی شود بررسی می کنیم . تأمین کالاهای مورد نیاز اعضاء به اندازه کافی ، با کیفیت مناسب ، قیمت مناسب در زمان مناسب از منبع مناسب به عنوان اهداف خرید مطلوب در تعاونی ها ( و دیگر سازمان ها ) مطرح هستند و دستیابی به این اهداف با برنامه ریزی صحیح و کارآمد خرید امکان پذیر خواهد بود .
برای نیل به این اهداف می باید :
- از یک طرف نیازمندی های کالائی تعاونیهای عضو و آنها نیز به نوبه خود نیاز مشتریان و اعضاء را شناسائی و از طرف دیگر اطلاعات جامعی از منابع تأمین این کالاها را بدست آوریم ( چه کاری
- از میان روش های خرید مختلف خرید توسط مأمور یا مسئول خرید با ارائه فاکتور ، استعلام بها و یا مناقصه روش مناسب و مطلوب خرید را برگزینیم (چه روشی)
- کالاها را بر حسب نیاز می توان به دو گروه تقسیم کرد : کالاهائی که بطور مستمر مصرف می شوند و بر این اساس بطور مستمر باید خریداری گردند و کالاهائی که به صورت فصلی مصرف می شوند و در مقاطع خاصی از سال می باید خریداری شوند که نیار به آن ها وجود دارد( در چه زمانی )
- برنامه ریزی خرید و فعالیت های مربوط اتحادیه از طریق عرضه کنندگا نی که شناسا ئی شده اند صورت می گیرید ( در چه جائی ؟)
- در اتحادیه می باید با توجه به حجم خرید پرسنل و کادر مناسب و تشکیلات لازم پیش بینی و طراحی گردد (با چه سازمانی )
- از محل درآمدهای شرکت و در چارچوب بودجه اتحادیه می باید منابع مالی مورد نیاز درنظر گرفته شود ، وسا ئل و تجهیزات لازم و نیروهای انسانی کافی پیش بینی گردد( منابع مورد نیا))
