جلسات چالشی و مدیریت آن

در جلسات چالشی چگونه رفتار کنیم؟

برای یک جلسه کاری مفید به فاکتورهایی احتیاج است تا آن را به درستی آغاز کرد و با موفقیت به پایان رساند. ما در این مطلب تلاش کرده‌ایم به تمامی پرسش ها و ابهامات شما در این باره پاسخ دهیم. با الی گشت همراه باشید:

مطالب مرتبط:
مراقب به مشت و لگدهای کارمندانتان باشد!
چگونه گرفتار دعواهای کاری می ‌شویم

آمادگی

شوارتز براین عقیده است از ویژگی برنامه‌ای که خوب تهیه شده باشد این است که «هم ساختار جلسه در آن تعریف شده باشد و هم اعضای جلسه به‌عنوان مرجع در نظر گرفته شوند». افراد اگر این احساس را داشته باشند که خودشان در تهیه برنامه نقشی داشته‌اند، کمتر احتمال می‌رود که در آن اخلال ایجاد کنند. به آنها زمان داده که طی آن بتوانند توصیه‌های خود را ارائه کرده و از آنها بخواهید دلایل لازم را برای مطرح کردن موضوعی که در ذهن دارند بیان کنند. همه باید حق اظهار نظر داشته باشند، اما «فقط رهبر تیم می‌تواند تصمیم بگیرد نظر چه کسانی در جلسه مطرح شود». هرچند با داشتن برنامه، باز هم نمی‌توان به‌طور قطع از عدم اخلال در جلسات اطمینان داشت اما داشتن برنامه باعث می‌شود حق دخالت کردن داشته باشید. شوارتز توصیه می‌کند وقتی در جلسه هستید، اگر کسی با یک مساله خارج از موضوع اخلال ایجاد کرد، از چنین عباراتی استفاده کنید که «من متوجه ارتباط نکته‌ای که مطرح کردید با صحبتی که اکنون مطرح است، نمی‌شوم. لطفا من را یاری کنید ارتباط این دو موضوع را متوجه شوم». اگر آن شخص نتوانست توضیح دهد، می‌توانید دوباره با مراجعه به برنامه جلسه بحثی را که مطرح بود، از سر بگیرید.

حفظ آرامش

اگر کسی در یک جلسه در صحبت شما اخلال بوجود آورد یا برای شما چالش ایجاد کرد، به نظر وایت اهمیت دارد که «به شیوه رهبر مآبانه» جوابگوی آن باشید. احساساتی نشوید. اگر در معرض تهدید یا عصبانی به نظر برسید اعتماد همه حاضران در جلسه را از دست می‌دهید. به جای این کار یادتان باشد که هدف شما این است که با خوشرویی، مهربانی، استدلال و قاطعیت واکنش نشان دهید. تن صدا و زبان بدن خود را نیز تنظیم کنید. شوارتز می‌گوید: «وقتی پاسخ کسی را که اخلال ایجاد می‌کند می‌دهید، باید واقعا کنجکاوانه صحبت کنید و نه به روش استیصال.»

نظر افراد ماهر

شخصی که قطع کننده جلسه است، چه عضو تیم باشد و چه با روش شما مخالف باشد یا شخصی از واحد دیگری باشد که اطلاعات نامربوط ارائه می‌کند یا همکاری باشد که می‌خواهد در جلسه شما برنامه‌های خودش را به جلو ببرد، در هر صورت، رویارویی با کسی که مدام در جلسه اخلال ایجاد می‌کند چالش انگیز است. «جودیت وایت» به‌عنوان استاد دانشکده کسب ‌وکار Tuck می‌گوید: «این شرایط مانند آن است که وقتی می‌خواهید ماشین خود را پارک کنید جای پارک شما را بگیرند یا وقتی در صف خرید هستید یک نفر خود را ناگهان جلوتر از شما قرار دهد. وقتی کسی در کار شما خلل ایجاد کرد یا جلوی کارتان را می‌گیرد یا کار شما را بی ‌اثر می‌کند طبیعی است که ناراحت شوید. این حالت ناشی از یک غریزه طبیعی است.» برای مواجهه اثربخش با افراد اخلالگر باید بر احساس استیصال خود غلبه کرده و به جای آن «عملکردی با ذهنیت کنجکاوانه داشته باشید».

استفاده از زبان بدن برای بازیابی مجدد کنترل

اگر جلسه شما در خطر خارج شدن از موضوع قرار دارد که دلیل آن هم وجود یک اخلال گر در جلسه است، می‌توانید با استفاده از زبان بدن و ارتباط غیرکلامی کنترل را مجددا در اختیار بگیرید. وایت می‌گوید؛ «اگر در حالت ایستاده هستید، یک یا دو قدم به سمت شخص اخلالگر نزدیکتر شوید، به صورت او نگاه کنید و پنج ثانیه به او خیره شوید. او احساس می‌کند ساعت ‌هاست به او زل زده‌اید.» هیچ ‌وقت دست ‌هایتان را به شکل صلیبی جمع نکنید. «باید حالت باز داشته باشید». بعد به آرامی دور میز راه بروید، «درست پشت سر کسی که در جلسه اخلال ایجاد می‌کند، ایستاده و از آنجا با بقیه اعضای جلسه گفت و گو داشته باشید.» همین‌طور ادامه دهید. البته این کار نیاز به اعتماد به نفس و زیرکی دارد. هرچند همیشه کار آسانی نیست اما به عقیده وایت «این یک روش قدرتمند برای اثرگذاری است».

مصمم و قاطع

وایت می‌گوید، اگر یکی از همکاران مدام در جلسه اخلال بوجود می‌آورد، وقفه می‌اندازد یا یک موضوع را بارها و بارها تکرار می‌کند، قاطع و محکم برخورد کنید. او پیشنهاد می‌کند، چنین عباراتی بکار برده شود: «ریچ، قبلا این موضوع را مطرح کرده‌ای و ما صحبت‌های شما را شنیدیم. اگر مایل هستی می‌توانی بعد از جلسه بمانی و با من صحبت کنی، خوشحال می‌شوم درباره این موضوع بیشتر صحبت شود اما فعلا اجازه بده به موضوع جلسه برسیم.» یا به صورت مستقیم به وی بگویید: «باب من  در تلاش هستم، بفهمم اینجا چه اتفاقی در حال وقوع است. آیا اتفاقی افتاده که باعث شده چنین مسائلی را مطرح کنی؟» شاید به نظر بعضی‌ها این استراتژی باب را در وضعیت دشواری قرار دهد اما شوارتز می‌گوید؛ «باید در شرایطی با موضوع روبه‌رو شوید که اطلاعات در آن نهفته است یعنی در محل جلسه و در حضور اعضای تیم.» مدیریت چنین موقعیت‌هایی در برابر جمع باعث می‌شود؛ «برای تیمتان به یک الگو تبدیل شده که آنها بفهمند گفت ‌وگوهای چالش‌ انگیز را چگونه پیش ببرند» و همچنین فضایی ایجاد می‌شود که آنها هم بتوانند اطلاعات خود را بیان کنند.