- نگارش مناسب نامه های اداری از ویژگی های مدیران موفق است.
- جهت الصاق پیوست ها به نامه، همواره بالا، سمت راست نامه می بایست منگنه شود.
- نامه هایی که قرار است فقط نمابر (فاکس) شوند، بهتر است روی سربرگ اصلی و رنگی سازمان چاپ نشوند. پیشنهاد می شود از سربرگ های تک رنگ یا سربرگ های از پیش طراحی شده روی کاغذ تهیه و ارسال گردند.
- برای چاپ پیش نویس نامه ها، آنها را روی ورق چرک نویس و با تونر پایین پرینت بگیرید.
- مکاتبات بایستی دارای شماره و تاریخ باشد و از ارسال نامه های بدون شماره و تاریخ به مراجع ذیربط خودداری نمایید.
- مکاتبات بایستی صرفاً در سربرگ دفتر/ شرکت و با مهر و امضا و نام و نام خانوادگی مدیر/مدیرعامل یا دارندگان مجاز حق امضا صورت پذیرد و در غیر این صورت فاقد وجاهت قانونی است.
- ترجیحاً نامه ها را به صورت تایپ رسمی با قلم هایی نظیر زر، لوتوس، نازنین، میترا و یا یاقوت و استفاده از قلم تیتر برای عناوین نامه ها تهیه نمائید.
- مهر دفتر/شرکت را در دسترس افراد غیر مسوول قرار ندهید.
- چنانچه نامه بیش از ۵ سطر است ترجیحاً از سربرگ A4 استفاده نمائید.
- کلیه مکاتبات دریافتی و ارسالی را در دفتر اندیکاتور ثبت نمائید.
- پرونده های مجزا جهت بایگانی مکاتبات مرتبط مفتوح نمائید تا دسترسی شما به نامه ها راحت تر باشد.
- جهت پی گیری مکاتبات ترجیحاً مدیر فنی و یا کارمند مطلع خود را به سازمان های ذیربط بفرستید و از پیگیری افرادی همچون کارپردازها که اطلاعات دقیق از مباحث تخصصی کسب و کار شما ندارند. پرهیز نمائید.
- هیچ یک از نامه ها و مکاتبات دریافتی از سازمان ها و مراجع ذیربط و مرتبط با کسب و کار خود را بی پاسخ نگذارید. چرا که عدم پاسخ کتبی و توضیح منطقی و استمرار آن منجر به حساسیت سازمانی و دریافت تذکر، اخطاریه و بعضاً برخوردهای نظارتی خواهد شد که به مصلحت دفتر/شرکت خدمات مسافرتی نخواهد بود.
- چنانچه تحت عنوان شرکت فعالیت می نمائید، حتماً شماره ثبت شرکت را در سربرگ درج نمائید.
- به هیچ عنوان درخواست های خود را از یک سازمان به صورت شفاهی مطرح ننمایید و حتی الامکان پس از توضیح شفاهی به کارشناس یا مدیر مربوطه، مراتب را به صورت کتبی اعلام و پی گیری لازم را جهت دریافت پاسخ کتبی معمول نمائید.
- مکاتبات دفتر/شرکت خود را ابتدا در دبیرخانه سازمان مربوط استان محل فعالیت خود ثبت و سپس در اختیار کارشناس مربوطه قرار دهید.
- امضای مکاتبات بایستی در قسمت بالای نام و نام خانوادگی مدیر/مدیر عامل درج شود.
- ترجیحاً نام سازمان هایی را که مجوز فعالیت خود را از آنها دریافت نموده اید در بخش پائین سربرگ نامه، عنوان شرکت/دفتر درج نمائید.
کتاب اصول مدیریت دفاتر و شرکت های خدمات مسافرتی و جهانگردی
مؤلف: احمد دیناری
