کارمندان تان را برای انتقال دانش بین یکدیگر تشویق کنید
دیوید تسوایک، یکی از استادان دانشگاه مک مستر، درباره مقوله تشویق برای اشتراک گذاری دانش اذعان می کند، با وجود تاکید بسیاری از سازمان ها بر کار گروهی، بسیاری از جوایز و پاداش ها براساس دستاوردهای فردی داده می شوند. از این‌رو، یکی از اولین گام هایی که مدیران باید برای تشویق افراد در راستای به اشتراک گذاری دانش میان کارمندان بردارند، این است که بر اهمیت بهره وری گروهی بیشتر از بهره وری شخصی تاکید کنند. نباید فراموش کرد که تعدادی ابزار مفید برای به اشتراک گذاری دانش بین کارمندان تان هست. در ادامه مباحثی در ارتباط با راهبردهایی برای ترکیب سه مورد از این ابزارها بیان کرده‌ام. با الی گشت همراه باشید:
برای به اشتراک‌گذاری دانش از ابزار Kanban استفاده کنید.
مطالب مرتبط: کارمندان تان را با این روش ها ترغیب و تشویق کنید مراقب به مشت و لگدهای کارمندانتان باشد!
اگر شما از قبل با برنامه ریزی Kanban آشنایی ندارید، این برنامه بسیار ساده است. Kanban یک سیستم گردش کاری است که شما را یاری کرده که وظایف خود را در قالب سطل هایی سازمان دهی کنید. اغلب این سطل ها مراحل مختلف فرآیند گردش کاری شما هستند. برای مثال شما امکان دارد، سطل هایی برای «ایده پردازی»، «نمونه اولیه»، «توسعه» و «پایان کار» داشته باشید. همین‌طور که پروژه از مرحله ایده پردازی به سمت مرحله پایان کار به جلو می رود، شما می‌توانید ببینید که آنها در چه مرحله ای قرار داشته و از سررسید به واقعیت پیوستن اهداف مشتریانتان حمایت کنید.Atlassian و Kanbanize دو نمونه از ابزارهای Kanban هستند. با حرکت پروژه بین مراحل فرآیندی که شما در نظر گرفته اید، می‌توانید ببینید که کدام یک از کارمندان روی پروژه دیگری در مرحله دیگر کار انجام می دهد. این مساله نه تنها باعث ایجاد شفافیت برای شما می شود، بلکه به طور خودکار دانش بیشتری راجع به پیشرفت پروژه و نیازهای حال آن در اختیار کارمندانتان می گذارد.
استفاده از یک اینترانت جمعی برای تشویق تعامل کارمندان باهم
اینترانت یک سرویس منحصربه فرد سازمانی است که به‌عنوان یک پایگاه اجتماعی، مرکز اطلاعات و پرتال ارتباط کارمندان عمل می کند. مثال هایی از خدمات اینترانت شامل Honey، lgloo و Slack است. اگرچه Slack از واژه اینترانت برای توضیح خدمات خود بهره نمی برد، وسایل ارتباطی آن مثل چت و به اشتراک گذاری فایل مانند محصولات مفید اینترانت هستند. همه این خدمات به کارمندان مجوز داده که اطلاعات شان را با همکاران شان به اشتراک گذاشته و بسیاری از افراد با استفاده از برچسب موضوعات، قابلیت جست وجو شدن اطلاعاتی که قبلا به اشتراک گذاشته را بیشتر می‌کنند. این موارد به کارمندان مجوز داده که اطلاعات مرتبط با مشکلات مشترک را جست وجو کرده و به اشتراک بگذارند و نیاز به مدیر برای مداخله را کم کنند.
با وجود اینکه این ایده که به کارمندان این توانایی را داده تا در سطح گسترده سازمانی باهم در ارتباط باشند، یک ایده خوب است؛ تحقیقات نشان داده است که به اشتراک گذاری دانش، بیشتر در بین افرادی که موقعیت های مشابه دارند روی می دهد. این موقعیت ها می‌توانند در یک بخش یا در یک رده از سلسله مراتب سازمانی باشند که در سراسر بخش، پخش شده‌اند. این به آن معنی است که علاوه بر داشتن سرویس اینترانت سازمانی، ایجاد گروه های متمرکز شبکه ای که در آن کارمندان به راحتی بتوانند دانش مرتبط با خود را به طور خاص با گروه خود به اشتراک بگذارند، کار عاقلانه ای به حساب می آید.
ابزار «یادداشت برداری» برای به اشتراک گذاری استراتژی ها.
با وجود اینکه اینترانت سازمان مکان مناسبی برای به اشتراک گذاری دانش با اعضای گروه است، کارمندان گاهی اوقات به سرویس غیررسمی به اشتراک‌گذاری دانش بیشتری نیاز دارند. Evernote یک ابزار عالی و چند سطحی، برای چنین موردهایی است چراکه کارمندان می توانند یادداشت های متنی، تصاویر، یادداشت های دست نویس دیجیتالی و تصاویر و یادداشت های صوتی را بوجود آورده و با همکارانشان به اشتراک بگذارند.بهتر از همه این است که این ابزار اطلاعات موبایل و رایانه شما را به‌طور خودکار قابل هماهنگی است. هرجایی که ایده ها به ذهن افراد برسد آنها آن را در برنامه Evernote خود محفوظ داشته و وقتی به دفتر کار رسیدند آن را با همکاران شان از طریق ویندوز به اشتراک می گذارند. امکان دارد، این‌طور به نظر برسد که این نوع از به اشتراک گذاری دانش در مقایسه با روش های رسمی‌ت ر مانند مطالعه موردی یا گزارش نویسی غیرحرفه‌ای تر است. با این‌حال ارتباطات گاه به‌گاه بین کارمندان از طریق برنامه یادداشت برداری به سهولت ارتباط مداوم بین کارمندان می تواند منجر شود. وقتی‌که کارمندان منظم در ارتباط باشند، به اشتراک گذاری دانش به طور طبیعی بیشتر و در اغلب اوقات روی می دهد. با وجوداینکه ابزارهای سنتی به اشتراک گذاری دانش در محل کار قطعا باارزش هستند، ما نیاز به بازسازی نحوه تشویق کارمندانمان برای به اشتراک گذاری دانش داریم. با استفاده از برنامه یادداشت برداری، سیستم های اینترانت و ابزار گردش کار پروژه، کارکنانتان می‌توانند شروع به اشتراک‌گذاری دانش در یک قالب جدید و مفید را مشاهده کنند.
