مدیریت تماس های تلفنی چطور ممکن است؟!

افزایش بهره وری با مدیریت تماس های تلفنی

پاسخگویی مدام به تماس های تلفنی مان در محیط کار  و صحبت کردن های مستمر و پیگیری های تلفنی می تواند ما را از بسیاری برنامه و کارهایمان عقب بیندازد. در این مطلب توصیه هایی را به شما در این باره ارائه می دهیم که به رغم اینکه حائز اهمیت هستند و با وجود سادگی و پیش پا افتاده بودن، تاثیرات شگرفی بر خودمدیریتی زمانی مدیران و کارمندان داشته و بهره‌ وری کاری آنها را تا حد بسیار زیادی ارتقا خواهد بخشید. در ادامه با الی گشت همراه باشید.

پاسخ ندادن به تماس ‌های برنامه‌ ریزی نشده و ناشناس

مطالب مرتبط:
از شخصیت و اثرگذاری آن بر مدیریت بشنوید
به شیوه های موفق مدیریتی نزدیک و نزدیک تر شوید

اگر شما در حال اجرای یک پروژه حساس و پیچیده هستید و احتیاج به تمرکز بالایی هم دارید به هیچ عنوان نباید جواب تلفن ‌های ناشناس یا برنامه‌ریزی نشده را بدهید چراکه این کار به ‌شدت به میزان بهره‌ وری‌تان لطمه می زند. در این حالت بهترین کار قرار دادن تلفن ‌تان در حالت پیام گیر است تا در زمان مناسب آنها را در لیست رسیدگی قرار دهید.

پیگیری نکردن تماس‌های ناموفقی که فاقد پیام هستند

چنانچه کسی با شما تماس گرفت و شما به هر دلیلی به آن پاسخ ندادید و او هیچ پیامی برای شما نگذاشت، از پیگیری آن تماس و یا تماس گرفتن با آن فرد خودداری کنید. چراکه اگر آن فرد کار ضروری و مهمی با شما داشت به‌ طور حتم برای شما پیام می‌گذاشت.

در دست گرفتن مدیریت مکالمات تلفنی تان

اگر کسی با شما تماس تلفنی گرفت و خواست که با شما صحبت کند در ابتدای مکالمه خود با آن فرد به‌طور شفاف مشخص ساخته که چقدر از وقت ‌تان را می‌توانید صرف صحبت کردن با او کنید. در این حالت او نیز سعی می کند تا صحبت ‌هایش را خلاصه و مفید بیان کند. پس از آنکه اصل مطلب گفته شد نیز خیلی مودبانه و محترمانه پایان مکالمه تلفنی را با آن فرد اعلام کرده تا صحبت ‌هایتان به حاشیه و طرح مطالب بی ‌ارزش کشیده نشود. در حین گفت‌ وگوهای تلفنی فراموش نکنید که وقت طلاست و نباید آن را بیش از حد برای مکالمات کم ‌ارزش و حاشیه ‌ای صرف کرد.

به روز کردن فهرست تماس‌ های سریع خود به صورت دوره‌ ای

اگر شما می ‌خواهید تماس ‌های تلفنی‌تان با دیگران را در کوتاه ‌ترین زمان ممکن انجام داده لازم است که یک فهرست آماده از شماره ‌هایی که بیشتر با آنها تماس می‌گیرید و با یک اشاره در اختیارتان قرار می‌گیرند داشته باشید. بنابراین لازم است این فهرست را به ‌طور دوره‌ای به ‌روزرسانی کنید.

از دیگران درخواست کنید به جای زنگ زدن برای شما پیام بگذارند

تا آنجایی که می ‌توانید از دیگران بخواهید تا تماس ‌های تلفنی ‌شان با شما را به صورت پیام گذاشتن بر روی پیام‌گیر تلفن‌تان انجام دهند، نه اینکه به‌طور مستقیم با شما صحبت کنند. شما با این کار به‌گونه ‌ای عمل می‌کنید که اختیار وقت ‌تان را در دست خودتان نگه داشته اید، نه دیگران.