چهار ستون و رکن اساسی موفقیت یک دفتر یا شرکت خدمات مسافرتی و جهانگردی در بازار پر رقابت کنونی عبارتند از :
۱- مدیر اجرائی شایسته، حرفه ای و پی گیر
تجربه نشان داده است، مدیرانی که شغل اصلی آنها مدیریت یک دفتر خدمات مسافرتی است و ضمن برخورداری از مهارت های فنی و تخصصی لازم، کلیه تلاش، وقت و انرژی خود را معطوف و متمرکز به کسب و کار خود می نمایند، از موفقیت بیشتری برخوردارند و در مقابل مدیرانی که دفتر خدمات مسافرتی، شغل دوم و یا سوم آنها محسوب شده و ضمن ضعف در دانش تخصصی و تجربی مرتبط، این حوزه را به عنوان « حیات خلوت» خود تعریف می کنند، روز به روز به سمت و سوی سقوط و قهقرا پیش خواهند رفت. لذا حضور مدیریت اجرائی دونده، مطلع و با تجربه، لازمه موفقیت در این شغل است.
۲- ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی مناسب
هرچه ارتباط و تعامل مدیر با پرسنل تحت امر (مشتریان درونی) و مشتریان (مشتریان بیرونی) و همچنین سازمان ها و نهادهای دولتی و خصوصی مرتبط، پررنگ و مؤثر باشد، این موضوع نشان از مدیریت اثر بخش و مشارکتی وی داشته و انتظار می رود دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده و موفقیت در کسب و کار، سهل تر گردد.
۳- اطلاعات و دانش تخصصی کافی
تجربه بدون دانش و دانش، بدون تجربه کافی، نشانگر نقص مدیریتی است. لذا مدیران دفاتر خدمات مسافرتی بایستی ضمن کسب تجربه لازم، اطلاعات و دانش تخصصی خود را روز به روز افزایش و ارتقا داده و مهارت های لازم مرتبط با کسب و کارشان را بیاموزند. آقای برایان تریسی، سخنران و مؤلف کتب مختلف موفقیت در کسب و کار می گوید: «در دنیای امروزی، کسانی قدرت دارند که اطلاعات و دانش تخصصی داشته باشند.» به طور کلی مهمترین مهارت های فنی و تخصصی مورد نیاز یک مدیر دفتر خدمات مسافرتی و جهانگردی عبارتند از:
- تسلط بر زبان خارجی (ترجیحاً زبان انگلیسی)
- تسلط بر رایانه
- تسلط به مباحث حقوقی و ضوابط و مقررات جاری و مورد عمل دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی
- تقویت مکاتبات اداری و نامه نگاری
- طی دوره های آموزشی کاربردی همچون، بازاریابی فروش، عملیات تور، الگوهای رفتاری و آداب و معاشرت در کسب و کار
- تقویت مهارت روابط عمومی (ارتباط کلامی و غیر کلامی مؤثر)
یک مدیر شایسته و حرفه ای در حوزه خدمات مسافرتی، همواره بایستی اطلاعات خود را به روز کرده و آخرین اطلاعات مربوط به ضوابط و مقررات اجرائی و نظارتی کسب و کار خود را جمع آوری و مورد مطالعه و اجرا قرار دهد.
۴- سرمایه کافی و امور مالی توانمند
از قدیم گفته اند «بی مایه فتیر است!» سرمایه کافی برای راه اندازی یک دفتر خدمات مسافرتی و حفظ آن، یکی از ارکان و واقعیت های انکار ناپذیر این حوزه است و بسیارند دفاتری که به دلیل کمبود سرمایه در ابتدای راه اندازی و سرمایه در گردش لازم در حین فعالیت و عدم وجود مکانیزم رتق و فتق امور مالی در دفتر، به سقوط در کسب و کار و ورشکستگی رسیده اند.
مهمترین شاخص ها و عناصر کلیدی مرتبط با سرمایه و امور مالی در یک دفتر خدمات مسافرتی که بایستی مدنظر مدیران اینگونه تأسیسات گردشگری قرار گیرند عبارتند از :
- آورده مالی و سرمایه اولیه کافی جهت راه اندازی دفتر
- مکان استقرار دفتر: که چنانچه در مالکیت مدیر باشد، کمک شایانی در کاهش هزینه های ثابت خواهد نمود. در حال حاضر یکی از معظلات اصلی دفاتر خدمات مسافرتی هزینه ثابت بالای ناشی از اجاره بهای دفاتر می باشد و جا به جایی های مکرر، تأثیر منفی بر عملیات بازاریابی دفاتر خواهد داشت.
- سرمایه در گردش کافی جهت استفاده در زمان های خاص (همچون چارتر پرواز یا گارانتی هتل، پرداخت حقوق پرسنل، بیمه پرسنل و ….)
- لزوم تمرکز امور مالی و حسابداری در بخشی مجزا در دفتر تحت عنوان امور مالی و حسابداری و پرهیز از رتق و فتق امور مالی توسط کارمندان فروش تور و سایر بخش ها.
هیچ یک از موارد چهارگانه فوق جدای از هم نبوده و بایستی با نگاهی سیستماتیک و نظام مند، مدنظر و توجه مدیران دفاتر خدمات مسافرتی قرار گیرند. ضمن آنکه در صورت برخورداری یک دفتر خدمات مسافرتی از چهار رکن و یا چهار اصل فوق، «مزیتی رقابتی» ایجاد خواهد شد که نتیجه آن موفقیت در کسب و کار، عمر طولانی و پایدار آن و تثبیت جایگاه رقابتی در بازار خدمات مسافرتی است.
کتاب اصول مدیریت دفاتر و شرکت های خدمات مسافرتی و جهانگردی
مؤلف: احمد دیناری
