کارآفرینان به ایمیل هایشان چگونه پاسخ دهند؟

کارآفرینان در پاسخ به درخواستها عجولانه رفتار نکنند

مسائلی وجود دارد که شاید از ابتدا توجهی به آن نداشته باشید ولی با گذر زمان به پیامدهای آن پی خواهید برد. یک نمونه از این مسائل، سرعت عمل در پاسخگویی به ایمیل ها است. افرادی هستند که سریع ایمیل های دریافتی را خوانده و سریع هم به آنها پاسخ می دهند یا حتی پاسخ ایمیل ها را بصورت اتوماتیک تنظیم می کنند. ممکن است حتی بیشتر از این پیش رفته و ایمیل ها را در فولدرهای مختلف بر اساس الویت پاسخ دهی دسته بندی کنند. این افراد به محض اینکه تعداد ایمیل های بی پاسخشان زیاد شود، استرس می کیرند. در کل به محض ارسال ایمیل به آنها، جواب دریافت می کنید و پیام عذر خواهی را خواهید دید. در ادامه با الی گشت همراه باشید.

مطالب مرتبط: با این حقایق، نظرتان در مورد کارآفرینی عوض می شود! با کمک هر دو نیمکره مغزتان، کارآفرین بهتری باشید!

همانطور که در تیتر اشاره شد، معذرت‌خواهی برای مدت زمان معمول پاسخ دادن به یک ایمیل، هم برای ارسال کننده و هم برای گیرنده، مشکلاتی ایجاد می‌کند. با معذرت‌خواهی، شما نامه را با یک پیغام منفی شروع کرده‌اید، و این کار جایگاه ارسال کننده را پایین می‌آورد. در نتیجه هر درخواست یا اطلاعاتی که تبادل می‌شود را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد، چون ارسال کننده در موضع ضعف قرار گرفته است.

از همه مهم‌تر، رفتار توام با عذرخواهی باعث فشار بر هر دو طرف می شود و این طرز فکر را ایجاد می‌کند که ایمیل باید سریع جواب داده شود و اگر از این زمان بیشتر طول بکشد، باعث پدید آمدن مشکلاتی خواهد شد. این طرز فکر باعث می‌شود که هر دو طرف تحت فشار باشند و انتظار داشته باشند که همیشه باید ارتباط‌های سریع داشته باشند.

این مسئله بیشتر در مورد کارآفرینان صادق است. برای خیلی از این افراد، ساعت کاری یا روزهای کاری، قاعده ای مبهم است که با ذهنیت آنها جور در نمی‌آید. این افراد می‌توانند ساعت‌های طولانی تا نیمه شب مشغول به کار باشند و آخرهفته و روزهای وسط هفته آنها، هیچ تفاوتی با هم ندارد. ولی حقیقت این است که تعداد کمی از افراد، انتظار دارند که جوابی سریع به ایمیل‌شان داده شود. اگر افراد بخواهند جواب های سریع تری بگیرند، ترجیح می‌دهند که با وسایل ارتباط جمعی سریع‌تری همچون تلفن یا تماس متنی ارتباط برقرار کنند.

زمان جواب دادن به ایمیل‌ها را طولانی‌تر کنید

باید بتوانید بدون هیچ فشاری، برای پاسخ دادن طولانی‌تر به ایمیل‌هایتان برنامه ریزی کنید. اگر قرار است که جواب سریع و نتیجه بخش باشد، آن ایمیل را در بخش کارهای آتی (To Do list) قرار دهید. اگر یک یا دو روز هم طول کشید تا به ایمیل جواب دهید، احساس ناراحتی نکنید. اگر این کار را انجام ندیهید، زمان خیلی زیادی را در inbox خود صرف می‌کنید و وقت ارزشمند خود را به انجام سایر پروژه ها تخصیص نمی‌دهید. جواب دادن به ایمیل ها می‌تواند به صورت زمان‌های خاص در هر روز، برای تعداد معینی ایمیل باشد.

با تاییدیه گرفتن از ایمیل‌ها، زمان بخرید

اگر ایمیلی دریافت کرده‌اید که می‌خواهید آن را خیلی دیرتر جواب دهید، یا نمی دانید چه موقع می‌توانید به آن جواب دهید، یک ایمیل خودکار برای دریافت کننده بفرستید که او متوجه شود ایمیل را دریافت کرده‌اید و تاریخ حدودی جواب را به او اعلام کنید: “نامه شما را دریافت کردم، آن را مطالعه خواهم کرد و جواب را هفته آینده برایتان ارسال می‌کنم.” با این کار، برای جواب دادن به مخاطب، تحت فشار نخواهید بود.

معذرت خواهی نکنید، تشکر کنید

اگر احساس می‌کنید که جواب ایمیل خیلی طول می‌کشد، پایین متن، این عبارت را اضافه کنید: “از شکیبایی شما کمال قدردانی را دارم.” به این شکل، شما اعلام کرده‌اید که جواب نامه را دیر خواهید داد، ولی هرگز موضع شما، موضع پایین نخواهد بود و شما می‌توانید در زمان دلخواه به ایمیل جواب دهید.