سابقه وجود آژانسهای گردشگری در ایران به سال ۱۳۱۹ برمی گردد که بعدها درسال ۱۳۳۰به مرور آژانسهای مسافرتی به شکل امروزی شکل گرفتند. در حال حاضر بیش از ۳۰۰۰ آژانس مسافرتی در ایران دارای مجوز الف، ب و پ از ماده ۱ آئین نامه نظارت بر تاسیس و فعالیت دفترهای خدمات گردشگری انفرادی یا ترکیبی مشغول به کار
می باشند.
اداره آژانسهای مذکور عمدتاً به شکل سنتی می باشد و در اکثر آنها مدیران همان مالکان آژانس هستند. ساختار آژانسها شامل قسمت های مختلف از جمله فروش بلیط، تور، رزرواسیون، ویزا و مالی می باشد.
ایجاد واحد حسابداری داخلی در شرکت ها
به جهت اهمیت واحد فروش و بازاریابی شاید تمرکز مدیران آژانس ها معطوف بر واحدهای مذکور باشد اما با نگاهی متفاوت و از جنبه دیگر اهمیت واحد مالی و حسابداری (که در حال حاضر در دنیا قلب واحدهای تجاری محسوب می شود) بیش از دیگر واحدها می باشد.
می توان گفت، علت این کم توجهی همان شکل سنتی اداره آژانس ها توسط مالکین است که هر آنچه می فروشند با کسر هزینه های ظاهری، مابقی را سود تلقی کرده و اینطور می پندارند که واحد تجاری آنها درآمدزا و فعال است اما با آگاهی از ویژگی های یک واحد حسابداری اثربخش حتماً نظری متفاوت پیدا خواهند کرد. چرا که باتوجه به رشد فزاینده این صنعت و همراه شدن تکنولوژی و فناوری های روز با آن، سیستم های سنتی مدیریت دیگر جوابگو نخواهد بود.
از نظر استانداردهای حسابداری تنها تعداد محدودی از آژانسها دارای سیستم های مدرن حسابداری و نظم مالی هستند. در اکثر آنها به دلیل عدم وجود نظام مالی و حسابداری نمی توان گزارشات قابل قبولی را استخراج کرد. با نگاه سطحی به سیستم اداره آژانس های مسافرتی عمدتاً پردرآمد و فعال به نظر می رسند، اما شاید اگر استانداردهای حسابداری را در آنها بکار بگیریم و میزان حاشیه سود و نهایتاً سود و زیان دوره های مختلف آنها را محاسبه کنیم به نتایج متفاوتی دست پیدا کنیم.
اولین نتیجه این کار می تواند شفافیت عملکرد مالی و همچنین مشخص شدن حاشیه سود محصولات قابل ارائه در آژانس ها باشد.
متعاقب آن می توان بهای تمام شده محصولات ارائه شده را به درستی محاسبه کرد تا بتوان با کنترل هزینه ها و مدیریت برنامه ها بهای تمام شده را کاهش داد و علاوه بر کاهش قیمت فروش با حفظ حاشیه سود بالا، می توان به رقابت در بازار پویای گردشگری پرداخت.
لازمه این کار در اختیار داشتن نیروهای متخصص و ابزار مناسب کار است که در آمیختن آنها با هم می تواند اثر بخش و مفید باشد. همچنین مکمل این موضوع ایجاد واحد حسابرسی داخلی در شرکت ها می باشد که به تازگی در اکثر شرکت های موفق شاهد برپایی این واحد هستیم که بر مدیریت برنامه ریزی های شرکت ها و کنترل و اعمال نظارت بر عملکردهای آنها، تاثیرات فراوانی دارد. استقرار واحد حسابداری اثر بخش طی مراحل ذیل شرح داده شده است:
– گام نخست در استقرار واحد حسابداری ساختار سازمانی این واحد است که می بایست با در نظر گرفتن ویژگی های این صنعت و طبق الگوی مناسب ساختار مورد نظر را تهیه کرد.
به طور معمول در راس این ساختار مدیر مالی قراردارد و در زیرشاخه های آن به نسبت گستردگی و میزان عملکرد واحد تجاری، رئیس حسابداری، کارشناس مالی و صندوقداران قرار می گیرند.
– سپس با تشریح اهداف و چشم اندازهای مورد نظر می بایست تقسیم وظایف صورت گیرد که لازمه آن در نظر گرفتن تخصص، تجربه و توانمندی نیروهاست، ضمن اینکه تعریف کدینگ حسابداری (چگونگی طبقه بندی حسابها) برای این منظور ضرورت دارد.
– نهایتا با دراختیار گرفتن این ابزارها و هدایت درست آنها می توان در جهت دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده واحد تجاری حرکت کرد.
علاوه بر موارد فوق سیستم حسابداری مدیریت در شرکت های تجاری، امروزه توانسته است جایگاه خود را پیدا کرده و تاثیر مناسبی بر تصمیمات مدیران شرکت ها بگذارد.
ما قصد داریم تا در این مقاله طی چند شماره آینده به بررسی و ارزیابی سیستم های حسابداری و حسابرسی در آژانس های مسافرتی در ایران بپردازیم همچنین ویژگی های استفاده از سیستم های مذکور را همراه با تاثیرات مثبت آنها در واحدهای تجاری را برای شما بیان خواهیم نمود.